Tuottaako hankkeen vaikuttavuuden osoittaminen vaikeuksia? Näin ratkot yleisimmät ongelmat
Antti Pelto-Huikko 
Vaikuttavuus on yksi hankemaailman hittitermeistä, ja sen painoarvo rahoituskriteerinä kasvaa. Rahoittajien ohjeita tankataan, koulutuksissa käydään, mittareita sorvataan ja neuvoja etsitään. Miksi toteutus silti tökkii?
Tuemme vuosittain kymmeniä ja kymmeniä eri rahoittajilta tukea saavia hankkeita, ja kaikilla niillä näyttää olevan tiettyjä yhteisiä murheita vaikuttavuuteen liittyen. Tunnistatko seuraavat tilanteet omasta työstäsi?
Havahdut raportointivelvoitteeseen, kun sen deadline lähestyy. Uh, mitä meidän taas pitikään vaikuttavuudesta raportoida?
Posket punertuvat, kun palaat hankesuunnitelmaan kirjattuihin tavoitteisiin. Miten me näitä osoitetaan? Oliko meillä jotain luotettavaa tietoa tuloksellisuudesta ja vaikuttavuudesta?
Jos tietoa on kerätty, se on hajallaan Exceleissä, paperilomakkeilla ja eri järjestelmissä. Kokoat tiedot viime tingassa raportointia varten, hankkeen kehittämiseen tietoa ei juuri tullut käytettyä
Lopputuloksena hiki kihoaa otsalle, ärtymys kasvaa ja vaikuttavuus alkaa tuntua vihoviimeiseltä rastilta (joka muuten on kohta uudelleen edessä, uuden hankkeen muodossa). Näin ei tietenkään tarvitse olla! Parhaassa tapauksessa motivoit vaikuttavuustiedolla työntekijät ja vapaaehtoiset, sitoutat kumppanit sekä tietenkin irrotat hankkeenne arvioijalta spontaanit aplodit.
Pulmien taustalla on kaksi syytä
Väitämme, että vaikuttavuusajattelun avaamat mahdollisuudet jäävät hyödyntämättä kahdesta syystä:
1) Vaikuttavuuden arviointi leijuu hankearjesta irrallaan
Vaikuttavuuden arviointi vaikuttaa edelleen olevan muusta hankkeesta irrallinen toimenpide. Karkealla tasolla hanketoiminnassa on kolme vaihetta.
- Hankkeen suunnittelun ja rahoituksen hakeminen. Vaihe, jossa tarve määritellään, ideat sinkoilevat eikä mikään lupaus tunnu liian isolta. Kilpailu on kovaa ja rohkea rahan saa.
- Kun rahoitus saadaan, suunnitteluvaiheen muistiinpanot ja hankehakemus kaivetaan esiin: mitäs kaikkea sitä tulikaan luvattua. Ja sitten aletaan tekemään. Joko vahvasti suunnitelmaan nojaten tai sen mukaan, mikä siinä hetkessä tuntuu tärkeimmältä.
- Raportointi ja tulosten osoittaminen alkaa painaa hankkeen lähestyessä loppuaan. Silloin pitäisi pystyä todentamaan, miten hyvin ne hankehakemukseen luvatut asiat ja tavoitellut muutokset ovat lopulta toteutuneet.
Kolme selkeää vaihetta. Kuulostavatko ne tutuilta?
Vaiheissa itsessään ei ole vikaa, ongelmia aiheuttaa lähinnä se, että keskittymisen vie aina käynnissä oleva vaihe ja kokonaisuus jää hahmottumatta. Hankkeen vaikuttavuus alkaa nimittäin rakentua – tai jää rakentumatta – jo sen suunnitteluvaiheessa. Siis ennen kuin rahoittaja on nähnyt hakemuksesta riviäkään.
Vaikuttavan hankkeen peruskivi on terävä ja muutokseen kiinnitetty vaikuttavuustavoite, joka todella ohjaa hankkeen suunnittelua ja toteutusta.
Saat muutosvoimaa hankkeen taakse vain, jos vaikuttavuustavoitteet kirittävät teitä parempaan ja kutsuvat kumppaneita mukaan.
2) Vaikuttavuuden arviointi typistyy mittareiksi ja tiedonkeruuksi
Havaintojemme mukaan vaikuttavuuden arvioinnin menetelmiä käytetään lähinnä taaksepäin katsomiseen, joten seurantaan ja vaikuttavuuden arviointiin tartutaan tosissaan vasta hankkeen loppumetreillä.
Tarkennetaan kahteen tyypilliseen tilanteeseen, joiden keskelle työssämme astumme.
- Tilanne 1: Tiedonkeruuta ei ole mietitty tai sitä ei ole edes kunnolla tehty – raporttia kootessa päädytään hätäratkaisuihin ja sen seurauksena kiemurrellaan tiedon uskottavuuden kanssa.
- Tilanne 2: Tietoa on kerätty, monenlaista, kaikenlaista. Sitten mietitään, mitä tiedolla tehdään? Mikä on olennaista ja mikä ei?
Uutispommi: kummassakaan varsinainen ongelma ei ole mittarit tai tiedonkeruu, vaikka ongelmat tulevat juuri niissä näkyviksi. Katsotaanpa tilanteita tarkemmin.
“Pitää tehdä vielä joku nopee sidosryhmäkysely, kun raportti pitää palauttaa ensi viikolla”
Edellä on aito sitaatti aidosta hanke-elämästä. Se kielii siitä, että hanketta ei ole suunniteltu ja toteutettu vaikuttavuus kärkenä. Tiedonkeruuta on kenties tehty, mutta raportointivaiheessa huomataan, että eihän se oikein vastaakaan niihin muutostavoitteisiin, joita suunnitelmaan on kirjattu. Aukkoa yritetään paikata tyytyväisyyskyselyn tuloksilla, vaikka sen kautta ei tietoa toiminnalle asetetuista muutoksista suoraan voidakaan johtaa.
Tähän on todennäköisesti jouduttu, koska joko mittariston pohjalle tarvittavaa vaikuttavuusmallia ei ole tehty lainkaan tai se on jäänyt niin liian hähmäiseksi toimiakseen mittareiden pohjana.
Toisessa edellä kuvatussa tilanteessa tietoa on kerätty, mutta tietomassa on levällään ympäri sähköposteja, kryptisesti nimettyjä kansiota ja satunnaisia paperisia palautekyselyitä. Pahimmassa tapauksessa siinä jo pari kuukautta sitten lähteneen työntekijän koneessa.
Tässä tapauksessa vaikuttavuustavoite ja -malli saattavat olla jotakuinkin jiirissä, mutta tiedonkeruusuunnitelman tekeminen on jäänyt väliin. Toki voi olla, että mallin ja mittareiden hiominen on hoidettu vähän karkeammalla terällä ja tämän työvaiheen sijaan on kaiveltu arkistoja: näitähän me on kohderyhmiltä ennenkin kysytty - kysytään nytkin ja otetaan pari kysymystä lisää.
Mitä voit tehdä paremmin?
Edellä kuvatut ongelmat ovat yleisiä, mutta onneksi ratkaisut eivät ole vaikeita. Tässä ohjeet eteenpäin:
- Ota vaikuttavuuden arvioinnin menetelmät käyttöön jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Vaikuttavuuden mallinnus on mainio ennakoinnin väline.
- Käytä tarpeeksi aikaa vaikuttavuustavoitteen ideointiin, valintaan ja täsmentämiseen - etenkin täsmentämiseen. Laajenna perspektiiviä ja pyydä tärkeimmät sidosryhmät työhön mukaan.
- Huolehdi, että vaikuttavuusmallin logiikka on kunnossa. Mallin tehtävä on kertoa, kuinka saavutatte vaikuttavuustavoitteenne. Malli on alussa silti aina hypoteesi: hankkeen aikana kertyvän tiedon avulla voitte parannella ja tarkistaa sitä.
- Rakenna mittaristo vaikuttavuusmallin pohjalle. Vaikuttavuustavoite, -malli ja mittaristo ovat tiivis kokonaisuus, joten yhden muuttaminen vaikuttaa aina myös toisiin. Anna tälle aikaa.
- Tee tiedonkeruusuunnitelma, jolla varmistat, että tarvittavat mittarit tulevat käyttöön, merkityksellistä tietoa todella kerätään ja se päätyy hyötykäyttöön jo hankkeen aikana.
Suunnitelmallisuus on siis kaiken avain! Vaikuttavia hankkeita ei tehdä rahoittajia ja raportteja varten. Vaikuttavuustiedon pitäisi palvella ennen muuta hankkeen kehittämistä ja vaikuttavuuden varmistamista. Sen pitäisi sitouttaa, motivoida ja kutsua mukaan.
Innostuitko ratkaisuehdotuksista tai tunnistitko kuvaamiamme pulmia? Jos, niin tilaa maksuton Vaikuttava hanke -videosarja, josta saat lisää oppia eteenpäin. Videot jäävät käyttöösi, samoin kuin työpohjat vaikuttavuusmallin ja tiedonkeruusuunnitelman tekoon. Videosarja löytyy täältä: linkki videosarjaan
Terveisin Vaikuttavuuden verkkokurssien kouluttajat,
Antti Pelto-Huikko, Ajatustalo Oy
Saila Tykkyläinen, Vaikuttava Yritys Oy